Нормативный правовой акт - О внесении изменений в Постановление администрации Михайловского сельского поселения от 08.07.2016 года № 22 «Об утверждении административного регламента «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов а от 12.03.2018
Раздел нормативных правовых актов - Постановления

Республика Карелия

Олонецкий национальный муниципальный район

Администрация Михайловского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

12 марта 2018 года                                                                                                   № 7

О внесении изменений в Постановление администрации Михайловского сельского поселения от 08.07.2016 года № 22 «Об утверждении административного регламента «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения» 

     В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131- ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг, постановления Правительства Республики Карелия от 06.12.2012 N 371-П, администрация Михайловского сельского поселения постановляет:

1. Наименование муниципальной услуги «Об утверждении административного регламента «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения»» заменить на «Выдача архивных документов ( архивных справок, выписок и копий)».
2. Административный регламент предоставления муниципальной услуги изложить в новой редакции (Приложение 1).
3. Настоящее Постановление подлежит обнародованию в установленном законом порядке и размещению в сети Интернет на официальном сайте Михайловского сельского поселения по адресу: www.adminmihailovskoe.ru.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Михайловского

сельского поселения                                                                              А.Н. Цыганова

Приложение 1 

к Постановлению

администрации Михайловского сельского поселения

от 12 марта 2018 года N  7

Административный   регламент

предоставления  муниципальной услуги

«Выдача  архивных документов

(архивных справок, архивных выписок, копий документов)»

1.Общие положения.

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов (архивных справок, выписок и копий), (далее административный регламент) определяет сроки и последовательность  действий (далее административных процедур) при предоставлении муниципальной  услуги.

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляет Администрация Михайловского сельского поселения (далее администрация). Предоставление муниципальной услуги осуществляет секретарь администрации Михайловского сельского поселения, ответственный за ведение архива Михайловского сельского поселения (далее секретарь).

1.3. Получателями муниципальной услуги являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

- владельцы архивных документов.              

1.4. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной услуги:

      - Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года (Российская газета. 1993. № 237; Собрание законодательства РФ, 26.01.2009г.. № 4, ст. 445);

     - Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства РФ, 2004. № 4.3. ст. 4169; 2006. № 50. ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008. № 20, ст. 2253);

      - Федеральным законом от 2 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства РФ, 2006, № 19. ст. 2060);

- Федеральным законом от 01.12.2014 года № 419-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов  в связи с ратификацией Конвенции о правах инвалидов»;

      - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения,  комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (Российская газета, 2009, № 89);

     - Правилами  организации хранения, комплектования, учета и использования  документов Архивного фонда РФ.

 1.5. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

   -уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

   -хранение,  комплектование (формирование), учет, и использование архивных документов и архивных фондов.

1.6. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги.

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.1. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги заявитель может получить в администрации Михайловского сельского поселения:

Место нахождения Администрации Михайловского сельского поселения и почтовый адрес: 186023 Республика Карелия, Олонецкий район, с. Михайловское, ул. Советская, д.9.

 Телефон (факс) администрации Михайловского сельского поселения 8(81436) 2 -53-40.

Дни приёма: понедельник – пятница с 8-00 до 16-00 (кроме выходных и праздничных дней), перерыв на обед с 12-00 до 13-00 час, суббота, воскресенье - выходной.

Адрес электронной почты:sudnikof_63@mail.ru.

2.1.2. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги представляется:

-непосредственно секретарем администрации Михайловского сельского поселения при личном обращении; с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты; на информационных стендах в помещении Администрации и МФЦ.

2.1.3. Основными требованиями к информированию заявителей являются: достоверность предоставляемой информации; четкость  изложения информации; полнота информирования; наглядность форм предоставляемой информации; удобство и доступность получения информации; оперативность предоставления информации.

2.1.4. При обращении к секретарю администрации,  лично или по телефону информация предоставляется заявителю в день обращения.  Информация должна предоставляться заявителю подробно и в вежливой форме.

2.1.5. При письменном обращении информация направляется заявителю по почте или электронной почте в течение 30 дней со дня поступления обращения в Администрацию и содержит ответы на поставленные вопросы, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя.

2.1.6. В любое время с момента приема документов, указанных в пункте 2.2.2. настоящего Административного регламента,  заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедуры предоставления муниципальной услуги при помощи телефона, электронной почты, или посредством личного посещения Администрации Михайловского сельского поселения.

2.1.7. Консультация по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется секретарем Администрации Михайловского сельского поселения при личном контакте с заявителями, а также с использованием средств Интернет, почтовой, телефонной связи и посредством электронной почты, по следующим вопросам:

• о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных документов;
• об источнике получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (орган, организация и их местонахождение);
• о времени приема и выдачи документов;
• о сроках предоставления муниципальной услуги;
• о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и           принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;

2.2. Перечень документов, необходимых для  предоставления муниципальной услуги

          - письменное обращение (запрос) или заявление  заявителя в адрес администрации Михайловского сельского поселения  или личное обращение (приложение №1);

- для граждан - фамилия, имя и отчество, год рождения (копию документа, удостоверяющего личность);

- копия трудовой книжки для получения архивной справки о подтверждении трудового стажа или заработной платы;

-   почтовый  адрес  заявителя;

- для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляется нотариально заверенная доверенность, подтверждающая полномочия заявителя.

             Требовать от заявителей документы, не предусмотренные данным пунктом административного регламента, не допускается.

2.3. Порядок  обращения при подаче документов:

   Документы, указанные в пункте 2.2. направляются в администрацию поселения на имя Главы, посредством личного обращения заявителя либо по почте  письмом.

В случае направления документов по почте, копии документов, приложенных к заявлению,  должны быть нотариально заверены.

Датой обращения и представления документов является день получения и регистрации документов.

Предоставляются оригиналы документов либо их заверенные копии. В случае предоставления копий документов должностное лицо, ответственное за прием документов, самостоятельно заверяет представленные копии при наличии оригиналов документов.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.

            Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней со дня регистрации обращения (запроса) заявителя. Предоставление муниципальной услуги  складывается из следующих сроков:

- прием и регистрация обращения (запроса) от заявителя и анализ тематики обращения – в течение 1  дня с даты  регистрации обращения;

- поиск испрашиваемых документов, подготовка ответа: составление архивной справки, архивной копии, архивной выписки, оформление заверенной архивной копии - не более 25  дней со дня регистрации обращения;

- выдача или направление ответа заявителю -  в течение 4 дней с момента исполнения запроса;

            При поступлении обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, секретарь ответственный за ведение архива  в 10-дневный срок, с даты регистрации заявления, запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.5. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

             Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы по документам  архива.

             Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию. 

              В обращении (запросе), не содержится  наименование юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества) и почтового адреса заявителя.

              Обращения (запросы) не поддаются прочтению.

              В случае устранения нарушений, указанных в пункте 2.5., заявитель вправе обратиться повторно за предоставлением муниципальной услуги.

2.6. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

Прием заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется согласно графику приема граждан  администрации Михайловского сельского поселения.

            Помещения Администрации Михайловского сельского поселения должны содержать места для информирования, ожидания и приема заявителей. Должны соответствовать санитарно – эпидемиологическим правилам и нормативам, в том числе отвечать требованиям  к обеспечению доступности для инвалидов указанных помещений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 Место для приема заявителей должно быть снабжено стулом, иметь место для написания и размещения документов, заявлений.

Место ожидания для заявителя  располагается в кабинете администрации, оборудованное стульями, столами, канцелярскими принадлежностями (бумага, ручки, карандаши)   для возможности оформления заявления.

Рабочее место секретаря, ответственного за предоставление муниципальной услуги, оборудуется компьютером и оргтехникой.

3. Административные процедуры.

3.1. Последовательность административных действий (процедур)

Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение  следующих административных процедур:

- прием и регистрация обращений (запроса) заявителей);

- поиск испрашиваемых документов

 - подготовка и выдача  ответов заявителям.

Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок – схеме, представленной в Приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация обращений (запросов) заявителей:

         Основанием  для приема обращений (запросов) для предоставления муниципальной услуги и регистрации служит личное обращение заявителя, либо поступление обращения (запроса) по почте (приложение № 1).

Секретарь администрации Михайловского сельского поселения, ответственный за ведение архива Михайловского сельского поселения

-     удостоверяет личность заявителя (при личном обращении заявителя);

-     принимает    обращение (запрос);

-     регистрирует обращение (запрос)  в журнале регистрации «Обращений граждан».

             Результатом  исполнения административной процедуры является регистрация обращения (запроса).

 3.3.Поиск испрашиваемых документов, подготовка ответа

             Срок исполнения данной административной процедуры  составляет не более 25  календарных  дней со дня регистрации обращения.

            Секретарь, ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- проводит просмотр и изучение карточек, листов архивных фондов, научно-справочного аппарата к документам архивных фондов, описей дел для выявления запрашиваемых сведений;        

- определяет наличие и местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

            В случае наличия запрашиваемой информации в архиве, секретарь, ответственный за предоставление  муниципальной услуги:

-  готовит архивную справку, архивную выписку, архивную копию;

            В случае отсутствия запрашиваемой информации в архиве, секретарь ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- готовит уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия.

В случае оснований, указанных в пункте 2.5., секретарь ответственный за предоставление муниципальной услуги заявителю направляет письмо с объяснением этих причин.

            Результатом  анализа обращения (запроса) является подготовка  архивных справок, архивных копий, архивных выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений.

 3.4. Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю.

Секретарь, ответственный за предоставление муниципальной услуги:

-обеспечивает возможность выдачи документов лично заявителю;

- извещает заявителя о времени получения документов.

Готовые документы на обращение (запрос) выдаются заявителю лично либо направляются по почте.

            В случае отсутствия возможности выдачи документов лично заявителю секретарь администрации, ответственный за предоставление муниципальной услуги направляет сопроводительное письмо с приложением документов или уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю по указанному в заявлении почтовому адресу.

            В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

            Результатом исполнения административной процедуры является выдача, направление по почте  заявителю архивной справки, архивной копии, архивной выписки, уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением

муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений секретарем осуществляется  Главой Михайловского сельского поселения.

4.2. Секретарь, ответственный за предоставление муниципальной услуги несёт персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.

Персональная ответственность секретаря закрепляется в его должностной инструкции  в соответствии с требованиями законодательства.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает проведение проверок по конкретным обращениям получателей услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги. По результатам проверок Глава поселения дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

• Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
  • нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;
  • нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом;
  • отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим административным регламентом, у заявителя;
  • отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены настоящим административным регламентом;
  • затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной настоящим административным регламентом;
  • отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
• Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в администрацию Михайловского сельского поселения.

Жалоба может быть направлена по почте, на электронный адрес администрации Михайловского сельского поселения, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5. • Жалоба должна содержать:
     • наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
     • фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
     • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
     • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
   • Жалоба, поступившая в администрацию Михайловского сельского поселения, подлежит рассмотрению Главой в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.
   • По результатам рассмотрения жалобы Глава Михайловского сельского поселения принимает одно из следующих решений:
     • удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено настоящим административным регламентом, а также в иных формах;
     • отказывает в удовлетворении жалобы.
   • Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

                                           Приложение № 1

  к административному   регламенту

   «Выдача  архивных документов (архивных справок,

выписок и копий)»

                                                                                           Главе Михайловского сельского поселения

____________________________________________

                                                                                       от ____________________________________________

(ФИО   заявителя, год рождения или

                                                                                                        наименование организации )

                                                                                         _________________________________________

                                                                                       _________________________________________

                                                                                       ______ __________________________________

                                                                                        Почтовый адрес, индекс

                                                                         ____ ________________________________                         

                                                                          ____________________________________

                                            Заявление (запрос)

       Прошу   предоставить  архивную справку,  выписку,

копию документа   (нужное подчеркнуть) __________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

за  _______________________________________________________________г.г.

Документы прилагаются__________________________________________________________

Подпись  заявителя __________________________________/_______________/

Приложение № 2

  к административному   регламенту

   «Выдача  архивных документов (архивных справок,

выписок и копий)»

       схема последовательности действий при предоставлении муниципальной

                услуги «Выдача архивных документов (архивных справок, выписок и копий)»