Административные регламенты и стандарты предоставления государственных и муниципальных услуг

Об утверждении административного регла¬мента «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения
от 08.07.2016

Республика Карелия

Олонецкий национальный муниципальный район

Администрация Михайловского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«8 июля» 2016 года № 22

«Об утверждении административного регламента «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения»

На основании протеста прокуратуры Олонецкого района от 15.06.2016 № 22-02-2016 на противоречащий Федеральному закону от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Администрация Михайловского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемый административный регламент Администрации Михайловского сельского поселения по оказанию муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов Администрации Михайловского сельского поселения».
Постановление администрации Михайловского сельского поселения от 28.04.2016 « 11 «Об утверждении административного регламента «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения» считать утратившим силу.
Настоящее Постановление подлежит обнародованию в установленном законом порядке и размещению в сети Интернет на официальном сайте Михайловского сельского поселения по адресу: www.adminmihailovskoe.ru.
Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации

Михайловского сельского поселения А.Н.Судников

Приложение

к Постановлению Администрации

Михайловского сельского поселения

от «8» июля 2016 года № 22

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

«Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов Администрации

Михайловского сельского поселения»

Раздел 1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность административных действий (процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

Раздел 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Муниципальная услуга ""Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения" предоставляется Администрацией Михайловского сельского поселения (далее - Администрация в лице специалиста администрации Михайловского сельского поселения, ответственного за ведение архива Михайловского сельского поселения (далее специалист).

2.2. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года (Российская газета. 1993. № 237; Собрание законодательства РФ, 26.01.2009 г. № 4, ст. 445);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства РФ, 2004. № 4.3. ст. 4169; 2006. № 50. ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008. № 20, ст. 2253);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства РФ, 2006, № 19. ст. 2060);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (Российская газета, 2009, № 89);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.

2.3. Заявители муниципальной услуги

Заявителями муниципальной услуги являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

- владельцы архивных документов.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов, копии правовых актов администрации Михайловского сельского поселения, справки об отсутствии информации или уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги направляются заявителю в течение 30 дней со дня регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.

2.5. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

- хранение, комплектование (формирование), учет, и использование архивных документов и архивных фондов.

2.6. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

2.6.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги:

Место нахождения Администрации Михайловского сельского поселения и почтовый адрес: 186023 Республика Карелия, Олонецкий район, с.Михайловское, ул. Советская, д.9.

Телефон (факс) администрации Михайловского сельского поселения 8(81436) 2 -53-40.

Дни приёма: понедельник – четверг с 8-00 до 16-00, пятница с 8-00 до 15-45 (кроме выходных и праздничных дней), перерыв на обед с 12-00 до 13-00 час., суббота, воскресенье - выходной.

Адрес электронной почты:sudnikof_63@mail.ru.

2.6.2. Консультации по предоставлению муниципальной услуги предоставляются специалистами администрации по:

- письменным обращениям;

- телефону;

- электронной почте по адресу: sudnikof_63@mail.ru;

- при личном обращении заявителя в Администрацию.

При консультировании по письменным обращениям ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней с момента регистрации письменного обращения в Администрации.

При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на почтовый адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней с момента поступления обращения.

2.6.3. Консультации предоставляются заявителям по следующим вопросам:

- о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- о времени приема и выдачи документов;

- о сроке рассмотрения заявления о предоставлении муниципальной услуги.

2.6.4. Специалист, осуществляющий прием и информирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства.

2.6.5. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

2.6.6. При невозможности специалиста Администрации, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на Главу Администрации или же заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.6.7. Информация о предоставлении муниципальной услуги предоставляется:

-непосредственно специалистом при личном обращении;

- с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;

- на информационных стендах в помещении Администрации.

2.6.8. В любое время с момента приема заявления о предоставлении муниципальной услуги заявитель имеет право на получение сведений о прохождении рассмотрения документов по телефону или посредством личного обращения в Администрацию. Для получения сведений о прохождении рассмотрения документов заявитель указывает (называет) дату подачи заявления. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе предоставления муниципальной услуги находится представленный им пакет документов.

2.6.9. Информация о сроке завершения оформления документов и возможности получения заявителем результата предоставления муниципальной услуги сообщается заявителю в момент подачи заявления на предоставление муниципальной услуги.

2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.7.1. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, которые заявитель должен представить самостоятельно:

- письменное обращение (запрос) или заявление заявителя в адрес администрации Михайловского сельского поселения или личное обращение, а также обращение с использованием сети Интернет (по электронной почте) (приложение №1);

- для граждан - фамилия, имя и отчество, год рождения (копию документа, удостоверяющего личность);

- копия трудовой книжки для получения архивной справки о подтверждении трудового стажа или заработной платы;

- для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляется нотариально заверенная доверенность, подтверждающая полномочия заявителя.

2.7.2. Требовать от заявителей документы, не предусмотренные данным пунктом административного регламента, не допускается.

2.8. Основания для отказа в приеме заявления на предоставления муниципальной услуги

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.9. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

- Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет - обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

- В представленных документах выявлена недостоверная информация.

2.10. Размер платы за предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления для предоставления муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.11.1. Время ожидания заявителя в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги, а также получения результатов муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

2.11.2. Время ожидания в очереди для получения консультации не должно превышать 30 минут.

2.11.3. Продолжительность приема документов специалистом Администрации у одного заявителя не должно превышать 10 минут.

2.11.4. В случае представления заявителем нескольких заявлений общее время приема документов увеличивается на 5 минут на каждое заявление.

2.12. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Заявление о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в Администрации в течение одного дня при поступлении заявления.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.13.1. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной или муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной или муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

2.13.2. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, включают места для ожидания, места информирования заявителей и места для заполнения необходимых документов, а также места приема заявителей.

2.13.3. Места информирования оборудуются информационным стендом, стульями и столом для возможности оформления документов, а также бланками заявлений и образцом его заполнения.

2.13.4. Места для ожидания должны обеспечивать комфортные условия для заявителей, быть оборудованы мебелью (стол, стул), местом общественного пользования (туалет).

2.13.5. Места для ожидания в очереди на представление или получение документов оборудуются стульями.

2.13.6. Прием заявителей для оказания муниципальной услуги осуществляется в кабинете Администрации согласно графику работы, указанному в пункте 2.6.1 Административного регламента.

2.13.7. Специалист Администрации, ведущий прием заявителей, обязан иметь табличку на рабочем месте с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.

2.13.8. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе, одним специалистом одновременно ведется прием только одного заявителя. Одновременный прием двух и более заявителей не допускается.

2.13.9. При организации рабочих мест специалистов, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, должна быть предусмотрена возможность беспрепятственной эвакуации всех заявителей и специалистов Администрации из помещения в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Раздел 3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация обращений (запроса) заявителей;

- поиск испрашиваемых документов

- подготовка и выдача ответов заявителям.

3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок – схеме, представленной в Приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация заявления

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации заявления является поступление в Администрацию заявления о предоставлении информации при личном обращении заявителя либо по почте, в том числе электронной.

3.2.2. Специалист Администрации в течение 10 минут регистрирует заявление и при личном обращении заявителя информирует его о номере и дате регистрации.

3.2.3. При установлении факта ненадлежащего оформления заявления заявителю предлагается принять меры по устранению выявленных недостатков, пояснив, что возврат заявления не препятствует повторному обращению заявителя для получения муниципальной услуги.

3.3. Принятие решения по результатам рассмотрения заявления

3.3.1. Поиск испрашиваемых документов, подготовка ответа

Срок исполнения данной административной процедуры составляет не более 25 календарных дней со дня регистрации обращения.

3.3.2. Сотрудник, ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- проводит просмотр и изучение карточек, листов архивных фондов, научно-справочного аппарата к документам архивных фондов, описей дел для выявления запрашиваемых сведений;

- определяет наличие и местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

3.3.3. В случае наличия запрашиваемой информации в архиве, сотрудник, ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- готовит архивную справку, архивную выписку, архивную копию.

3.3.4. В случае отсутствия запрашиваемой информации в архиве, сотрудник ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- готовит уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия.

3.3.5. В случае оснований, указанных в пункте 2.8., сотрудник ответственный за предоставление муниципальной услуги заявителю направляет письмо с объяснением этих причин.

3.3.6. Результатом анализа обращения (запроса) является подготовка архивных справок, архивных копий, архивных выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.4. Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю.

3.4.1. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- обеспечивает возможность выдачи документов лично заявителю;

- извещает заявителя о времени получения документов.

Готовые документы на обращение (запрос) выдаются заявителю лично либо направляются по почте.

3.4.2. В случае отсутствия возможности выдачи документов лично заявителю сотрудник администрации, ответственный за предоставление муниципальной услуги направляет сопроводительное письмо с приложением документов или уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю по указанному в заявлении почтовому адресу.

3.4.3. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

3.4.4. Результатом исполнения административной процедуры является выдача, направление по почте заявителю архивной справки, архивной копии, архивной выписки, уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Контроль за полнотой и качеством предоставляемой муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется Главой Администрации.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения настоящего регламента, иных нормативных правовых актов Республики Карелия и Российской Федерации.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается Главой Администрации.

4.3. Плановые проверки осуществляются на основании годового плана работы Администрации.

При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая проверка).

Проверка также может проводиться по обращению заявителя (внеплановая проверка).

4.4. Внеплановые проверки осуществляются на основании распоряжения Главы Администрации.

4.5. Ответственность специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, определяется в его должностных регламентах.

4.6. По результатам контроля, в случае выявления нарушений прав заявителей, требований настоящего регламента, иных нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги, Глава Администрации принимает меры по наложению дисциплинарного взыскания.

4.7. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги, указанные в настоящем разделе, применяются ко всем административным процедурам.

Раздел 5. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.1 Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;

нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим административным регламентом, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены настоящим административным регламентом;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной настоящим административным регламентом;

- отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2 Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в администрацию Михайловского сельского поселения.

Жалоба может быть направлена по почте, на электронный адрес администрации Михайловского сельского поселения, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.3 Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4 Жалоба, поступившая в администрацию Михайловского сельского поселения, подлежит рассмотрению главой в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5 По результатам рассмотрения жалобы администрация Михайловского сельского поселения принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено настоящим административным регламентом, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.6 Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение № 1

к административному регламенту

Главе администрации

Михайловского сельского поселения

____________________________________________

от ____________________________________________

(ФИО заявителя, год рождения или наименование организации)

_________________________________________

______ __________________________________

Почтовый адрес, индекс, эл. адрес

____ ________________________________

____________________________________

Заявление (запрос)

Прошу предоставить архивную справку, архивную выписку, архивную

копию документа (нужное подчеркнуть) __________________________________

_____________________________________________________________________

за _______________________________________________________________г.г.

Необходимое количество экземпляров: _________________. Доверенность от___________№______________ на __________________________________________________________________ФИО

Документы прилагаются__________________________________________________________

__________________ ___________________________ Дата Подпись заявителя (расшифровка)

Приложение № 2

к административному регламенту

Схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

«Выдача муниципальным архивом архивных документов (архивных справок,

выписок и копий)»

↓ скачать ↓ Об утверждении административного регла¬мента «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации Михайловского сельского поселения

← Все административные регламенты и стандарты предоставления госудрственных и муниципальных услуг ←